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UNICEF Côte d'Ivoire recrute pour un poste

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Le Bureau UNICEF Côte d’Ivoire recruterecrute un(e) Administrateur(trice) chargé(e) de l’Administration pour un (01) an renouvelable sous contrat à durée déterminée

  • Grade : NOA
  • Lieu d’affectation : ABIDJAN

  • Reference de l’Avis de Vacance : VA/2014/NO/006

1.  Objet du poste, Principales Tâches et Responsabilités

Sous la supervision de l’Administrateur chargé des Services de l’Administration, l’Administrateur (trice) sera chargé (e) des tâches suivantes :

  • Etre responsable de la revue systématique des locaux du bureau pour assurer un environnement de travail sain et sécurisé pour tous les membres du personnel. Engager toutes les actions nécessaires pour organiser les services de nettoyage, assurer l’approvisionnement, l’entretien et la réparation des matériels et fournitures du bureau conformément au plan budgétaire et à leur affectation;

  • Superviser les services de transport en assurant un horaire pour l’utilisation des véhicules, revoir les rapports sur l’utilisation de l’essence, le kilométrage, relevés des heures supplémentaires des chauffeurs et les services de maintenance ;

  • Entreprendre toutes les dispositions administratives nécessaires pour les réunions, les ateliers, les séminaires et coordonner le transport des visiteurs, leur hébergement, les réservations des salles de conférence et un équipement audiovisuel, tels que requis ;

  • Revoir toutes les demandes de voyage pour les provisions budgétaires et entreprendre les démarches de voyage (c.à.d tickets, visas, réservation d’hôtel, perdiem). Fournir les autorisations de voyage confirmant l’exactitude du trajet de voyage pour signature du superviseur. Briefer le staff sur toutes les procédures et réglementations régissant les voyages officiels ;

  • Briefer et assister le staff à l’arrivée comme au départ sur les procédures et exigences administratives (expédition & assurance des effets personnels, réclamations et identification, arrangement et sélection des logements pour le staff)

  • Superviser la livraison organisée et à temps des différentes correspondances/ documents et fournitures administratives, leur collecte, leur enregistrement ainsi que leur transmission (UNET, télex, télécopie, courrier)

  • Revoir périodiquement les systèmes de communication pour les évaluer et recommander la nécessité de les mettre à jour. Organiser une formation sur les systèmes de télécommunications pour tous les utilisateurs (staffs)

  • Recommander et préparer des estimations pour les fournitures et équipement de bureau pour la préparation du budget. Assister les sous-bureaux dans l’établissement et la maintenance des services administratifs ;

  • Assurer l’inventaire physique annuel, rédiger des rapports, y compris l’analyse des coûts et recommander le remplacement ou l’élimination du matériel/fournitures du bureau. Réconcilier les données d’inventaire physique avec les données du bureau pour identifier les écarts en vue de prendre des mesures correctives. Préparer les rapports annuels sur le sujet à soumettre au bureau du Siège ;

  • Maintenir le superviseur au courant des problèmes potentiels et recommander des solutions. Préparer les rapports et la correspondance sur toutes les questions administratives.

2.  Qualifications et compétences requises :

  • Etre de nationalité Ivoirienne ;

  • Etre titulaire d’une Maitrise en Administration des Affaires ou dans un domaine équivalent ;

  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans le domaine de l’administration générale et dans les domaines de la gestion du transport, de voyage, des douanes et des arrangements protocolaires en particulier. L’expérience dans une organisation internationale est souhaitable ;

  • Maitrise du français écrit et parlé;

  • Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé est une exigence pour le poste;

  • La maitrise d’une langue nationale serait un atout;

  • Etre intègre ; Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ; Etre engagé pour la cause des Femmes et des Enfants ;

  • Avoir de très bonnes capacités à communiquer ; Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe et avoir des compétences de supervision; Avoir une capacité avérée à l’atteinte des résultats

  • Etre capable d’utiliser l’outil informatique pour les logiciels courants (Word, Excel, Powerpoint);

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

Samedi 21 juin 2014 à 16H00

PROCEDURE DE SOUMISSION DES CANDIDATURES

  • Les dossiers de candidature devront comporter les pièces suivantes :

    • une lettre de motivation pour le poste adressée au Chargé des Ressources Humaines, UNICEF Côte d’Ivoire

    • un curriculum vitae détaillé

    • un formulaire de candidature des Nations Unies (P11) disponible sur le lien ci-après http://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc 

    • Une copie légalisée des diplômes demandés pour le(s) poste(s) sollicité(s)

    • les coordonnées (Numéro de téléphone et adresses email) des trois (3) derniers superviseurs.

  • Les dossiers de candidature devront être envoyés UNIQUEMENT à l’adresse email ivcrecruitment@unicef.org

  • Prière envoyer un (1) dossier de candidature par poste sollicité, en indiquant, en objet, le titre, le grade, le lieu d’affectation et la référence du poste ;

  • Les candidats issus du système des Nations Unies sont priés de fournir une copie de leurs deux (2) dernières évaluations de performance (PAS/PERs)

  • Les descriptifs des tâches de chaque poste seront disponibles à partir du lundi 09 juin 2014 sur le site web de l’UNICEF Cote d’Ivoire : www.unicef.org/cotedivoire

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT PARTICULIEREMENT ET FORTEMENT ENCOURAGEES.

L’UNICEF EST UN ENVIRONNEMENT NON FUMEUR

Fonds des Nations Unies Pour l’Enfance En Côte d’Ivoire
Riviera Golf 4, Carrefour M’pouto/ Sol béni (Ex Ecole Américaine)
Téléphone : (225) 22 47 99 20
Fax : (225) 22 47 99 22
04 8.P.443, Abidjan 04, Côte d’Ivoire